Dall’acquisto delle materie prime al loro confezionamento
In questo numero voglio parlarvi dei processi di acquisto, ricevimento e stoccaggio nelle strutture ricettive. Come scritto in un articolo precedente, per poter fare acquisti ‘mirati’ in una struttura ricettiva che fa attività di Banqueting è essenziale la stesura di un documento che trasmetta ai reparti operativi (economato, cucina, sala e bar) tutte le informazioni necessarie per la preparazione dell’evento, o del servizio da svolgere. A prescindere dalla grandezza della struttura ricettiva – che si tratti di un piccolo ristorante indipendente, di un ristorante all’interno di albergo, o addirittura di un Banqueting&Catering – l’Ufficio vendite o il diretto responsabile a tale mansione dovrà provvedere all’emissione di un ordine di servizio, detto anche BEO (Banqueting event order). Ricevuto l’ordine di servizio, i reparti coinvolti nelle operazioni di banchettistica dovranno emettere uno o più ordini d’acquisto, in base alle reali necessità e richieste fatte dal cliente finale. Tale operazione può essere fatta direttamente dal gestore dell’azienda stessa, nel caso di piccole strutture, oppure, se si parla di unità ricettive di importanti dimensioni, la mansione viene ricoperta dai capi reparto (chef, maître, barman, sommelier), sempre con l’autorizzazione finale del management.
La Market List
Una corretta procedura per trasmettere gli ordinativi necessari potrebbe essere l’utilizzo di una regolare Market List: un documento che permette di effettuare gli acquisti nella forma più semplice e razionale, una sorta di memorandum che può essere creato in base alla tipologia o alla famiglia delle merci (frutta, verdura, pesce, carne, ecc…), suddiviso per fornitore o frequenza di consegna. Per creare la propria Market List bisogna suddividere tutti gli ingredienti che possono essere necessari per la compilazione del proprio menu (ricettario), della propria operatività, in famiglie principali. Su un unico supporto occorre riunire tutta la verdura, su un altro la frutta e così via per il pesce, la carne, i formaggi, ecc…Dopodiché si procede a completarle con indicazioni tipo il nome del fornitore, il loro referente interno, a modalità di consegna, l’ora di ricezione e altre informazioni utili a tutti i collaboratori interni, preposti nella stesura della suddetta Market List. Essa fornisce quindi un valido aiuto affinché non ci si dimentichi di ciò che serve per la realizzazione del menu e, soprattutto, serve a tenere la concentrazione di tutto lo staff sulla gestione della qualità e dei costi; nella Market List, infatti, oltre a inserire codice artico e descrizione del prodotto, bisogna inserire le caratteristiche e il suo costo, in modo da sensibilizzare tutti sul valore delle materie prime.
Essa, infine, resta un documento di importanza strategica perché consente di tenere traccia di tutto
– evitando di passare gli ordini a voce o al telefono; in questo modo ho un documento che certifica il mio ordine e non crea incomprensioni, al fornitore e all’economato, nella ricezione merce.
Acquisto e ricevimento merci
Nelle grosse strutture, il responsabile degli acquisti coordina con i capi servizio il processo di acquisto, fornendo tutte le informazioni necessarie per facilitare questa operazione, aggiornando continuamente le Market List e comunicando le fluttuazioni di mercato. Nelle strutture più piccole, solitamente, questa responsabilità viene ripartita fra i vari capi reparto, oppure gestita direttamente dal proprietario d’azienda. Il ricevimento delle merci, come già accennato nel controllo del Food Cost, rappresenta un momento importante, in quanto si deve verificare che le merci consegnate corrispondano alle quantità richieste nelle Market List, che il peso sia corretto, la qualità e la freschezza al top, rispettando gli orari prestabiliti.
Lo stoccaggio
A seguire, lo stoccaggio della merce arrivata, che rappresenta un altro punto fondamentale per la corretta gestione degli acquisti. Nelle grandi strutture le merci deperibili vengono gestite direttamente dallo chef di cucina e dai suoi collaboratori; per il resto delle derrate, lo stoccaggio avviene negli ambienti e sugli scaffali dell’economato dall’addetto. Infatti, la carne, il pesce, la frutta, la verdura trovano giacenza nelle celle direttamente operative in cucina, mentre la pasta, il riso, le spezie, i formaggi, i salumi e tanti altri ingredienti necessari trovano posto in dispensa (economato) ed è proprio in quel momento che l’economato diventa il fornitore e il punto di acquisto interno per tutto quello che serve per operare. I reparti che necessitano di tali merci pertanto devono compilare una distinta di trasferimento che confermi l’uscita del materiale dalla dispensa. Il meccanismo da seguire potrebbe risultare molto complesso, ma in realtà è molto semplice: il reparto interessato compilerà questo documento consegnandolo all’economato in largo anticipo, quest’ultimo preparerà il materiale richiesto e consegnerà direttamente al reparto in tempo utile.
Nelle piccole strutture
Di diversa natura sarà la gestione degli acquisti, ricezione e stoccaggio in quei ristoranti e strutture di piccole dimensioni, che sono costretti a ripartire queste mansioni all’interno del loro piccolo organigramma. Quindi si assisterà a una ripartizione di più compiti su una unica figura (gestore, chef, maître, o altro), capace di gestire le molteplici situazioni e operazioni giornaliere.
Gli elementi del successo
Per concludere, se parte del successo economico proviene dalla capacità del reparto vendite, che deve saper rendere vantaggioso ogni rapporto con i clienti, nelle strutture ricettive la politica scelta per fare gli acquisti e il costante monitoraggio del processo assicurano i margini operativi che ogni azienda chiede per poter sopravvivere e continuare nella sua impresa.
Nel prossimo numero: Il Banqueting Kit
