#vino #gestione #digitale
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C’era un tempo in cui la gestione della cantina vini avveniva sostanzialmente a vista. Una dinamica che richiedeva tempo ed energie, con un pesante sforzo operativo da parte delle figure professionali coinvolte. «Il sommelier o il proprietario – spiega Fabio Chinchio, titolare di E-Group Srl, società di informatica che si occupa dal 1999 di gestione della cantina vini – guardavano quali referenze avevano a disposizione e redigevano la carta vini manualmente. Era un grosso problema, attenuato solo in parte dall’avvento di strumenti digitali come i fogli Word ed Excel, oggi ancora molto diffusi».
Un metodo di gestione che porta con sé grosse problematiche in termini di capacità di aggiornamento delle annate dei singoli vini, dei dati di carico e scarico o dei sistemi di cassa. Una sincronizzazione che richiede operazioni continue. Una corretta gestione della cantina attraverso l’utilizzo di strumenti dotati delle giuste caratteristiche permette, al contrario, un importante salto di qualità, come spiegato durante il panel dedicato alla corretta gestione della cantina tenutosi nel corso dell’ultima edizione di HMF e moderato da Paolo Liccardo, CEO di BIPLAN.
“L’USO DI STRUMENTI DIGITALI INNOVATIVI PERMETTE UN NOTEVOLE SALTO DI QUALITÀ NEL CONTROLLO”
per un buon gestionale
Il primo elemento necessario per gestire correttamente la cantina – spiega Fabio Chinchio – è quello di tenere traccia dei carichi e scarichi. «Negli anni ho riscontrato come molti operatori, venduta una bottiglia, si limitassero ad aggiornare il numero delle bottiglie rimaste sul proprio foglio Excel. Questa operazione, apparentemente innocua e coerente, porta alla perdita di un’importante quantità di informazioni preziose sui flussi di entrata e uscita. L’uso di un sistema di gestione digitale corretto, che elabora queste statistiche automaticamente, sarà in grado per esempio di segnalarmi le soglie minime di stoccaggio, con un allarme che mi avvisi della necessità di ordinare nuove referenze». Con un notevole risparmio di tempo in tutte le fasi.
Altro elemento è l’inserimento delle specifiche informazioni relative a una bottiglia. Come efficientare tale processo riducendo tempi e sprechi di energia? «Sarebbe opportuno che, all’interno del gestionale, si avessero a disposizione schede tecniche relative ai vini disponibili sul mercato. Un software che, una volta acquistato un vino, compili in automatico tutte le informazioni corrispondenti. Ciò è possibile accedendo a data base già esistenti come quello di Enoweb o creando le schede delle bottiglie via via acquistate, così da ritrovarle già pronte in futuro. Ampliando il proprio data base nel tempo».
Passo ulteriore è l’automatizzazione dell’aggiornamento delle referenze a disposizione dei clienti e le sue relative informazioni in termini di prezzo e giacenza. «Per farlo – chiarisce Fabio Chinchio – è necessario che il gestionale sia collegato ai sistemi di cassa interni al ristorante, condividendo le informazioni in tempo reale. In questo modo nel momento in cui mi arriverà un nuovo vino in magazzino, tale referenza entrerà direttamente nella disponibilità della carta vini. E viceversa. Fornire al sommelier informazioni relative alla cantina in tempo reale è, infatti, un passo cruciale». Garantendo anche che, se una bottiglia è segnalata in carta, sia effettivamente disponibile, con un certezza del 100%.
FABIO CHINCHIO è titolare di E-Group Srl, società di informatica che si occupa dal 1999, con Enoweb, di gestione della cantina vini. Enoweb è un software pensato specificatamente per la ristorazione con l’obiettivo di semplificare la gestione della cantina e della carta vini
L’elemento finale è la carta vino a disposizione del cliente. «Con l’aggiornamento automatico delle informazioni in tempo reale e un gestionale collegato a un file word preimpostato sarà possibile generare un documento sempre aggiornato, fruibile, per esempio, attraverso un QR CODE. Il file virtuale, inoltre, permette la creazione di menu impostati contemporaneamente su categorie diverse. Restituendo al cliente più chiavi di lettura in carta: divise per regioni, per vitigno, per fascia di prezzo, per produttore. Rendendo anche più piacevole il momento di scelta».
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